Procedury… to może na początku brzmieć strasznie, ale jak raz spróbujesz to na pewno je pokochasz! Naprawdę. Nic tak Ci nie oszczędzi czasu i problemów jak właśnie wprowadzenie procedur w swoim żłobku.
Bardzo lubię słuchać podcastów, wywiadów z ludźmi, którzy robią “duży biznes” – często mogę z uchwycić z ich wypowiedzi rady, które mogę zastosować w swojej firmie i także w swojej placówce. Jedną z takich rad było wprowadzenie procedur. Wydaje się, że procedury są tylko dla dużych firm, gdzie jest wielu pracowników, wiele problemów. Okazuje się jednak, że mogą być tak samo przydatne w małych firmach, które zatrudniają parę osób, a okazują się wybawieniem, gdy wdrażamy nowego pracownika.
Procedury to jednym zdaniem: opis tego co i jak robimy w naszej placówce. Mogą dotyczyć tego np. co robimy gdy rodzic przyprowadzi dziecko z gorączką, jak się komunikujemy z rodzicami, a nawet tego jaki stój jest akceptowany w żłobku. Niesamowicie ułatwia to komunikację z pracownikami, ponieważ gdy po przyjęciu pracownika omawiamy z nim procedury wie czego się od niego będzie wymagać, jak ma się zachować w określonej sytuacji. Przyswaja od razu zachowania, które my wcześniej “przetestowaliśmy na własnej skórze”. Unika błędów, które my już popełniliśmy. W procedurach można zawrzeć też nasze cele, wartości jakimi się kierujemy w pracy w żłobku. Jeśli np. jedną z naszych wartości jest “szacunek” to automatycznie wyklucza np. okłamywanie dzieci, że mama zaraz przyjdzie ( O standardach opieki będzie jeszcze osobny wpis). Można opisać jaka jest nasza wizja dziecka w żłobku, jaka jest wizja wychowawcy. Taki dokument od razu sprawia, że jesteśmy postrzegani jako profesjonaliści (niektóre fragmenty można umieścić np. na swojej stronie fb).
Niestety czasem trudno jest przekonać do procedur starszych stażem pracowników, którzy uznają nasze procedury za “nowe wymysły szefowej”?. Z twego powodu koniecznie trzeba im wyjaśnić dlaczego chcemy wprowadzić procedury w naszej placówce, jak to ułatwi nam i pracownikom pracę i jak wyklaruje wzajemne oczekiwania. Warto zaprosić swoje panie opiekunki do wspólnego ustalenia procedur. Może się tak zdarzyć, że podczas takiego spotkania okaże się, że coś co wydaje się dla nas oczywiste dla pań jest nie do przyjęcia i odwrotnie. Zdecydowanie lepiej aby takie niuanse wyszły podczas naszej rozmowy, a nie np. przy konfrontacji z trudnym rodzicem.
Z doświadczenia wiem, że przyjmując nowego pracownika nie ma zazwyczaj takich problemów. Nowa pani przyjmuje to “jako coś normalnego” w naszej placówce. Ponadto, gdy podczas rozmowy kwalifikacyjnej kandydatka ma obiekcje dot. naszych procedur i wymogów to jest dla nas wskazówka, że raczej w przyszłości się nie dogadamy.
Jak powinny wyglądać procedury? Tak jak tego potrzebujesz. Tak jak będzie dla Ciebie i pracowników użytecznie. Warto by były one opisane najbardziej konkretnie jak się da, aby nie było wątpliwości np. co należy zrobić w danej sytuacji. Można opisać też czego nie należy robić np. w kontakcie z rodzicem. Wiele pań opiekunek to młode osoby, jeszcze bez doświadczenia z własnymi dziećmi, które nie wiedzą, jak komunikować się z rodzicem, żeby np. nie czuł się oceniany. Lub mogą wymagać od niego zbyt wiele jeśli chodzi o niepożądane zachowania dziecka. To wszystko możemy opisać w naszych procedurach.
Ja swoje procedury tworzyłam w oparciu o problemy z jakimi się spotkałam w pracy jako kierownik przedszkola i dyrektor żłobka. Gdy kiedyś jedna pani opiekunka przyszła w zbyt krótkiej spódnicy i w koronkach – opisałam ubiór w procedurach. Gdy innym razem 19-letnia kandydatka na opiekunkę chciała wymagać od rodziców, aby “porozmawiali i ukarali dziecko (1,5 roczne!) w domu” za gryzienie innych dzieci – opisałam co i jak przekazujemy rodzicowi w procedurze. Gdy rodzice przyprowadzali dzieci z gorączką – też opisałam. Gdy po rozmowie z inną opiekunką mama wypłakiwała mi się pół godziny pod placówką – też opisałam sposoby komunikacji z rodzicem. I nadal pewnie będę opisywać kolejne problemy? Ale co ważne: po wprowadzeniu procedur żaden z tych problemów już nigdy więcej się nie pojawił. W początkowym okresie działania placówki (gdy nie było mnie stać jeszcze na panią sprzątającą) opisałam też jak żłobek powinien być utrzymywany w czystości, co i kiedy powinno być posprzątane. A potem po prostu przekazałam tą cześć pani sprzątającej i było jasne, czego od niej oczekuję. W procedurach można zawrzeć też np. co panie powinny robić, gdy w żłobku (prawie) nie ma dzieci, lub gdy np. wszystkie śpią 3godziny? Żeby nie było nieporozumień gdy np. przez cały dzień w żłobku było 3 dzieci, a coś tam jest nieogarnięte. W swoich procedurach opisałam też kto, jak, za ile robi zakupy do żłobka. Panie opiekunki mogą być bardziej decyzyjne i czują się pewniej podejmując samodzielnie decyzje w oparciu o procedury. A my nie jesteśmy angażowane we wszystkie problemy, bo poniekąd “rozwiązują się one same” wg naszej instrukcji.
Niektóre procedury jak np. “Odbieranie dziecka ze żłobka”, w których opisujemy co będzie się działo gdy rodzic np. spóźnia się po dziecko po godzinach pracy żłobka i nie odbiera telefonu, lub gdy rodzic jest pod wpływem alkoholu to absolutny “must have” każdej placówki. Bez dyskusyjnie.
Stworzenie procedur wymaga trochę czasu, to na pewno. Ale ilość czasu i zmartwień jaką dzięki nim zaoszczędzimy jest nie do oszacowania. Same spróbujcie! Stworzenie Waszych pierwszych procedur mogą ułatwić Wam moje procedury, które stworzyłam dla swojej placówki. Nie opisują one każdej możliwej sytuacji, ale mogą być “wzornikiem”, początkiem. Możecie je łatwo zmodyfikować do Waszych potrzeb. Parę z nich jest uniwersalnych (np. dot. komunikacji personelu z rodzicami, checklista “na wyjście”, procedura robienia zakupów, karta utrzymania czystości, procedury przyprowadzania i odbierania dzieci) i przyda się w każdej placówce. Zapraszam do sklepu?